المنشور الوزاري رقم 47 المؤرخ في 15 فيفري 1984 متعلق بتسجيل التلاميذ و اثبات حضورهم :
نص المنشور 47 - 84 متعلق بتسجيل التلاميذ و اثبات حضورهم :
الموضوع : تسجيل التلاميذ وإثبات حضورهم
لقد أبلغتني المفتشية العامة للإدارة والتسيير عن النقائص الملحوظة في بعض المؤسسات بخصوص مسك السجلات والوثائق المخصصة لتسجيل التلاميذ وإثبات حضورهم، إن لم نقل الإهمال الجزئي وأحيانا الكلي لهذه المهمة الإنسانية، ولذا يشرفني أن ألفت انتباهكم إلى وجوب الاحترام الصارم للتعليمات الرسمية التي تنظر هذه المهمة المندرجة تحت إشراف ومراقبة رئيس المؤسسة-ضمن صلاحيات مدير الدراسات، وعند التعذر المراقب العام والتي ينجم عنها
1 - تثبيت الحقوق:
التي يجب تحصيلها لفائدة المؤسسة في إطار نفقات التمدرس والنفقــــات العــامـة 2 -تسليم الشهادات المدرسية للتلاميذ الحاضرين وكذا للتلاميذ القدامى ويتم تسجيل التلاميذ الحاضرين بهدف تثبيت الحقوق الواجب تحصيلها، وتسليم الشهادات المدرسية على دفترين
1 - الدفتر اليومي لدخول وخروج التلاميذ
2 - دفتر تسجيل التلاميذ حسب الأقسام I التقرير اليومي لدخول وخروج التلاميذ
يقدم هذا الدفتر قائمة التلاميذ الداخليين حسب ترتيب تواريخ الدخول من جهة، و قائمة التلاميذ الخارجيين حسب تواريخ الخروج من جهة ثانية.
أ- التلاميذ الداخلون:
يبين الدفتر اليومي للدخول والخروج بالنسبة لكل تلميذ: تاريخ الدخول - رقم ترتيب الدخول- اسم التلميذ - الصفة (داخلي- نصف داخلي خارجي ) - القسم تاريخ ومكان الميلاد - مهنة وعنوان الأب أو الوكيل – وإشارة موجزة في غانة الملاحظات تبين المؤسسة الأصلية للتلميذ - طبيعة المنحة التي يستفيد منها - خروجه مقرونا برقم ترتيبه في قائمة التلاميذ الخارجيين عند اللزوم) ترتيبات خاصة بالتلاميذ الحاضرين قبل 1 أكتوبر بهدف تبسيط المحاسبة ، يعتبر كل التلاميذ الحاضرين قبل 1 أكتوبر، داخلين في 30 سبتمبر، ويخضع تسجيلهم في الدفتر اليومي للدخول والخروج للترتيبات التالية:
- حسب سنوات الدراسة.
- حسب الشعب في كل من سنوات الدراسة ) في كل مستوى بدءا من الشعب التقنية ( ت ر ت ص - هندسة م - كيمياء - تسيير - ر ت ر إ ع ع ع أ- آداب-ع.إسلامية) ، الأقسام تبعا للترتيب العددي لأقسام نفس الشعبة. -حسب الفئات في كل قسم ( داخلي- نصف داخلي- خارج ي).
- حسب ترتيب الحروف الهجائية لكل فئة في نفس القسم.
ترتيبات عملية يسهل ترتيب التلاميذ الداخليين قبل 1 أكتوبر ، باستعمال بطاقات الاستعلامات الفردية المحققة من طرف المراقب العام ، والمؤشرة من قبل المقتصدية، ولا يمكن استعمال هذه البطاقات إلا بعد مقارنتها مع قوائم المناداة في الأقسام ، ولخضوعها لضبط أخير في الأقسام فور حلول 1 أكتوبر.
ب- التلاميذ الخارجون يبين الدفتر اليومي للدخول وخروج :
التلاميذ بالنسبة لكل تلميذ خارج : تاريخ الخروج- رقم الخروج – لقب وأسم التلميذ - الصفة والقسم - ملاحظة وجيزة في خانة الخروج والإحالة إلى رقم ترتيب دخول التلميذ ، وعند الاقتضاء الإحالة إلى رقم شهادة
"الملاحظات "تبين سبب الانتقال التي سلمت له. ج- ترتيبات عامة
1- يجب أن يتبع الترتيب الزمني بالنسبة لمجموع التلاميذ الخارجيين - وتلاميذ الداخلين بعد 30 سبتمبر.
2-توجد سلسلتان من الأرقام : أحداهما للدخلين والأخرى للخارجين ، بحيث يمكن الفرق بين عدد الداخلين وعدد الخارجين في أي وقت من معرفة عدد التلاميذ الحاضرين في المؤسسة.
3 - تدون حالات الدخول والخروج النهائي - تغير الصفة أو القسم من قبل المدير الدراسات، وعند التعذر المراقب العام في تاريخ إطلاعه عليها مع الإشارة إلى التاريخ الحقيقي للحادثة ( لحدوث العملية).
4 - كل عملية تغيير للصفة أو القسم . تستدعي تسجيل دخول وخروج في اليوم الذي حدث فيه التغيير فعلا. 5 - يجب أن يكون كل التغيير للصفة خلال السنة الدراسية مبررا بأسباب قاهرة مثبتة :شرعا مر محل السكن العائلي - قرار السلطة الأعلى )
II - دفتر تسجيل التلاميذ حسب الأقسام
يقدم دفتر تسجيل التلاميذ حسب الأقسام قائمة التلاميذ الداخلين حسب الأقسام والفئات (داخليين- نصف داخليين خارجيين ) حسب تواريخ الدخول في الفئة. وعلى غرار الدفتر اليومي لدخول وخروج التلاميذ ، فإن دفتر تسجيل التلاميذ حسب ا الأقسام بمسك (يتابع) يوما بيوم ، ويمكن بالنسبة لكل تلميذ من معرفة تاريخ دخوله- رقم ترتيبه في الفئة - أسمه ولقبه - رقم دخوله - وعند الاقتضاء تاريخ الخروج، ورقم تسجيله في دفتر الدخول والخروج - وتبين ملاحظة وجيزة في خانة " الملاحظات " وحسب الحالة المؤسسة الأصلية أو سبب خروج التلميذ. ترتيبات عملية نقسم الصفحة أو الصفحات المخصصتان لكل فسمتبعا لحجم تعداده – إلى أجزاء بعدد الفئات التلاميذ فيه. ويتضمن كل جزء عددا من السطور مساويا لعدد التلاميذ الذين دخلوا قبل 1 أكتوبر في الفئة المعينة، مضافا إليه عدد من السطور يخصص لتسجيل التلاميذ الداخلين بعد
III - الوثائق الموجهة للمقتصدية :
أ – كشف التلاميذ الحاضرين في 30 سبتمبر يسلم مدير الدراسات وعند التعذر المراقب العام - للمسير المالي قائمة عامة للتلاميذ الحاضرين لغاية 30 سبتمبر - توفر نفس المعلومات التي يوفرها الدفتر إلي وفي الدخول وخروج التلاميذ. وبنفس الترتيب. يجب أن توفي هذه القائمة للمسير المالي كل المعلومات الضرورية لتحصيل الحقوق المثبتة على العائلات وخاصة : 1) أسم ولقب الأب أو الولي وعنوانه الكامل (2) المنح التي يستفيد منها التلاميذ.
3) بالنسبة للداخلين ونصف الداخليين يذكر الأخوة والأخوات المتمدرسون في المؤسسة أو المؤسسات التعليم الثانوي والمتوسط الأخرى ، والذين يمكن أن يمنحوهم حقوق التخفيض المبدئي.
4) المؤسسة الأصلية للتلاميذ الجدد احتمالا ، ولكونه وثيقة تحصيل يتوقف عليها فتح وثائق المحاسبة. فإن كشف التلاميذ الحاضرين في 30 سبتمبر ، ينبغي أن يسلم وجوبا إلى المسير المالي قبل الأسبوع الثاني من شهر أكتوبر.
ب - كراسا بطاقات الدخول والخروج ابتداء من 1 أكتوبر وخلال السنة الدراسية ، فإن كل تغيير يطرأ على قائمة التلاميذ الحاضرين في 30 سبتمبر ، ينبغي أن يشعر به المسير المالي سواء أحدث تغييرا في الحقوق المثبتة أو لم يحدث. وذلك من قبل مدير الدراسات وعند التعذر المراقب العام فور معرفته به بواسطة بطاقة دخول أو بطاقة خروج مقتطعة من كراس البطاقات تحمل أول بطاقة دخول الرقم الذي يلي آخر رقم تسجيل في قائمة التلاميذ الحاضرين في 30 سبتمبر وتحمل أول بطاقة خروج الرقم (01) .
كل تغيير للفئة (الصفة) أو القسم ، يوجب تحرير بطاقة للدخول وبطاقة للخروج.
أما التلاميذ الغائبون فلا تسلم بطاقة خروج لهم إلى المقتصد إلا إذا غادروا المؤسسة نهائيا.وعندما يمتد غياب التلميذ دون أن تجيب العائلة عن الرسالة المسجلة التي أشعرها فيها مدير الدراسات أو التعذر المراقب العام بالغياب ، فإن هذا التلميذ يعتبر منقطعا نهائيا عن المؤسسة.
وفي مثل هذه الحالة ، ينبغي أن لا يمضي أكثر من أسبوع بين التسجيل انقطاع التلميذ وتسلم بطاقة الخروج. ج الكشف العددي الشهري للتلاميذ الحاضرين
بالاستعانة بالدفتر اليومي للدخول والخروج ، وبدفتر تسجيل التلاميذ حسب الأقسام ، يحرر مدير الدراسات ،
وعند التعذر المراقب العام - في نهائية كل شهر، الكشف
الشهري لتعداد التلاميذ الحاضرين. بين هذا الكشف في وجهه الأول وفي كل فئة،
- عدد التلاميذ الحاضرين في نهاية الشهر السابق1
- عدد التلاميذ الذين دخلوا خلال الشهر.
- عدد التلاميذ الذين خرجوا خلال الشهر. 4- عدد التلاميذ الحاضرين في نهاية الشهر.
أما الوجه الثاني فيوضع توزيع التلاميذ الحاضرين في نهاية الشهر حسب الأقسام والفئات. يسلم الكشف العددي للتلاميذ الحاضرين في نهاية الشهر بعد مراقبة وتأشيرة من قبل رئيس المؤسسة إلى المسير المالي الذي يجب أن يشهد لصحته بعد التأكد من مطابقة لسجلات الحقوق المثبتة على العائلات، ويحتفظ به في أرشيف المقتصدية من أجل التحقيقات .
المفتشية العامة للإدارة والتسيير.
تعليقات
إرسال تعليق
add_commentإرسال تعليق